Cada pessoa só chega ao que precisa
Quando entra alguém novo na equipa, a tentação é dar-lhe a mesma senha de toda a gente "para ser mais rápido". O problema aparece mais tarde: a ajudante vê quanto ganha a colega, o rapaz do balcão fica a saber a margem de cada bolo e, no dia em que alguém sai para abrir o próprio negócio, leva na cabeça (ou no telemóvel) as receitas, os preços de custo e a lista de clientes.
Os perfis de acesso do DoceFinance seguem uma regra simples de segurança: cada pessoa recebe só as permissões de que precisa para fazer o seu trabalho, e nada mais.
Como protege o seu negócio
- Cada pessoa com a sua conta: nada de senhas partilhadas. Cada membro entra com o seu próprio acesso e com um perfil que define o que pode ver e fazer.
- O que é mais sensível tem permissão própria: ver as receitas, ver os salários, consultar os relatórios financeiros, as saídas e os recebimentos, usar o simulador de preços, consultar a auditoria. Pode dar a alguém acesso à produção sem lhe mostrar o lucro, ou deixar alguém registar encomendas sem lhe mostrar quanto a empresa paga a cada pessoa.
- O salário nem chega ao ecrã: sem a permissão de ver salários, o valor não é enviado para o dispositivo da pessoa. Não está apenas escondido, simplesmente não lhe chega.
- Bloqueado de verdade, não só escondido: o que a pessoa não pode usar desaparece do menu, mas o mais importante é que o servidor recusa a ação, mesmo que alguém tente lá chegar por um link direto ou por outro caminho.
- Só quem gere perfis mexe nos acessos: atribuir perfis e remover pessoas da empresa exige uma permissão própria. O perfil Dono tem tudo e não pode ser alterado, ninguém se pode remover a si próprio e o único dono não pode sair, por isso a empresa nunca fica sem responsável.
- Um perfil por empresa: quem trabalha em mais de uma empresa tem um perfil diferente em cada uma. Ser dono da sua confeitaria não dá acesso aos dados da confeitaria onde ajuda ao fim de semana, nem o contrário.
- Saída sem pontas soltas: quando alguém deixa a equipa, remove-o da empresa e o acesso aos dados da empresa termina. O que essa pessoa fez enquanto lá esteve continua registado na auditoria.
- Encomendas por equipa: no plano Equipa, quem não tem permissão para ver todas as encomendas vê apenas as das equipas a que pertence.
Um exemplo prático
A Marta tem uma pastelaria com três pessoas: a Ana, que faz a produção, o Paulo, ao balcão, e a irmã, que trata das contas. A Ana tem um perfil "Produção", com receitas, stock e lista de compras, mas sem finanças. O Paulo tem um perfil "Balcão", com encomendas e clientes, mas sem receitas, sem custos e sem salários. A irmã tem um perfil "Contas", com as finanças, mas sem poder alterar receitas. Meses depois, o Paulo sai para trabalhar numa pastelaria concorrente. Não leva os preços de custo nem as receitas da casa, porque nunca os viu. Ao fim do dia, a Marta remove-o da empresa e o assunto fica resolvido.
Porque faz diferença
A maior parte das fugas de informação num pequeno negócio não vem de ataques informáticos, vem de acessos a mais. Dar a cada pessoa só o que precisa não é desconfiar da equipa: é proteger o trabalho de todos, incluindo o deles, e poder delegar sem medo. As suas receitas e as suas margens são o seu segredo de negócio, e assim continuam.
Dica: comece com o mínimo e acrescente permissões quando forem precisas. É sempre mais fácil dar um acesso a mais do que perceber, tarde demais, que alguém via o que não devia.
Perfis internos e permissões disponíveis em todos os planos. A separação de encomendas por equipa faz parte do plano Equipa.